Databehandleraftale

mellem

Den dataansvarlige:
[Firmanavn, Adresse, CVR]

Kontakt:
[email]

og

Databehandleren:
Simpelt Regnskab ApS
Bogøvej 2, 4.tv
2000 Frederiksberg
CVR: 35385622

Kontakt:
info@simpeltregnskab.dk

Parterne kaldes i det følgende henholdvis den "Dataansvarlige" og "Databehandleren", og "Part" eller tilsammen "Parterne".

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

1. Præambel

1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. Ved brug af regnskabsprogrammet Simpelt Regnskab og alle dele eller funktioner i forbindelse hermed (samlet kaldet "Applikationen") behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører tre bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger og kategorierne af registrerede.
7. Bilag B indeholder en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
10. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller EØS medlemsstaternes (herefter "medlemsstater") nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger. Det er hertil alene under den dataansvarliges kontrol, hvilke personoplysninger der behandles, herunder indtastes og genereres via Applikationen.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at der eksisterer et lovligt behandlingsgrundlag for behandlingen og videregivelsen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage, herunder videregivelse til de underdatabehandlere, som databehandleren benytter og som til enhver tid kan findes i Bilag B.
4. Den dataansvarlige har ansvaret for nøjagtigheden, integriteten, indholdet af pålideligheden og lovligheden af de personoplysninger, som behandles af databehandleren.
5. Den dataansvarlige har opfyldt alle obligatoriske krav og pligter i forhold til anmeldelse hos eller opnåelse af tilladelse fra de relevante offentlige myndigheder, for så vidt angår behandlingen af personoplysninger.
6. Den dataansvarlige har opfyldt sin oplysningsforpligtelse over for de registrerede vedrørende behandlingen af personoplysninger i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.
7. Den dataansvarlige er ansvarlig for at tilvejebringe udelukkende de personoplysninger som er specificeret i Bilag A, og til at minimere behandlingen af særlige kategorier af personoplysninger som beskrevet i artikel 9 i databeskyttelsesforordningen. Sådan begrænsning kan ske ved anonymisering af visse personoplysninger før overførsel til databehandleren.
8. Den dataansvarlige bekræfter, at databehandleren har givet de relevante garantier, for så vidt angår implementeringen af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre de registreredes rettigheder og deres personoplysninger, ved indgåelse af denne databehandleraftale.

3. Databehandleren handler efter instruks

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Databehandleren instrueres af den Dataansvarlige i at behandle personoplysninger:

   1. i overensstemmelse med gældende lovgivning;
   2. for at opfylde sine forpligtelser i henhold til vilkår for brug af Applikationen;
   3. som beskrevet i Bilag A og C;
   4. som følge af den Dataansvarliges normale brug af Applikationen;
   5. som beskrevet i denne aftale.

   Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret. Den dataansvarlige skal herefter berigtige instruksen uden unødig forsinkelse. Er den dataansvarlige ikke i stand til at berigtige instruksen er databehandleren berettiget til at ophæve servicekontrakten mellem parterne.

4. Fortrolighed

1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

5. Behandlingssikkerhed

1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici. Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici.

   Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

   1. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
   2. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
   3. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
   4. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

3. Simpelt Regnskab har implementeret flere sikkerhedsforanstaltninger og interne databeskyttelsespolitikker med henblik på at sikre fortrolighed, integritet, modstandsdygtighed og adgang til personoplysninger. De følgende foranstaltninger er særligt væsentlige:

   1. Risikovurdering af sikkerhedsniveau med henblik på at sikre at nuværende tekniske og organisatoriske foranstaltninger er tilstrækkelige til beskyttelse af personoplysninger. Disse foretages ved løbende tests og opfølgninger.
   2. Effektiv kryptering af personoplysninger under transmission.
   3. Procedurer til regelmæssigt vedligehold af systemer, kontrol og test ved ændringer samt verifikation af backup.
   4. Adgang til systemer og databaser der bruges til at behandle persondata sker udelukkende med enten tofaktorgodkendelse eller public/private nøglepar og altid over krypteret forbindelse.
   5. Begrænsning i adgangen til personoplysninger til de relevante personer der skal til for at overholde krav og forpligtelser i databehandleraftalen.

4. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

5. Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

6. Anvendelse af underdatabehandlere

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabehandler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle og specifikke godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e).

   Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B. I tillæg hertil findes databehandlerens underdatabehandlere angivet i den til enhver tid opdaterede liste tilgængelig på https://simpeltregnskab.dk/pages/subprocessors.

4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

   Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

   1. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
   2. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
   3. behandle personoplysningerne i et tredjeland

4. Den dataansvarliges instruks vedrørende en overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8. Bistand til den dataansvarlige

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

   Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

   1. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
   2. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
   3. indsigtsretten
   4. retten til berigtigelse
   5. retten til sletning ("retten til at blive glemt")
   6. retten til begrænsning af behandling
   7. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
   8. retten til dataportabilitet
   9. retten til indsigelse
   10. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 5.5., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

   1. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
   2. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
   3. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
   4. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 8.1. og 8.2.

4. Hvis den dataansvarlige kræver information eller assistance omkring sikkerhedsforanstaltninger, dokumentation eller information om, hvordan databehandleren behandler personoplysninger generelt, og en sådan anmodning indeholder information, som går ud over, hvad der er nødvendigt ifølge gældende databeskyttelseslovgivning, må databehandleren kræve betaling for sådanne yderligere services.

9. Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 36 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 8.2.1 skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
   1. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
   2. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
   3. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

10. Sletning og returnering af oplysninger

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

2. Følgende regler i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne efter ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger:

   • Lov om bogføring, LOV nr 700 af 24/05/2022
   • Bekendtgørelse om krav til digitale standard bogføringssystemer, BEK nr 97 af 26/01/2023

   Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.

3. Ovenstående gør sig ikke gældende for de personoplysninger, som databehandleren behandler som dataansvarlig i kundeforholdet mellem databehandleren og den dataansvarlige.

11. Revision, herunder inspektion

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige, én gang årligt. Hvis den Dataansvarlige er forpligtet hertil efter gældende lovgivning, kan der foretages revision oftere end én gang årligt.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

12. Parternes aftale om andre forhold

1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

13. Ikrafttræden og ophør

1. Bestemmelserne træder i kraft ved oprettelse af en konto i Applikationen af den Dataansvarlige.

2. Bestemmelserne er gældende, så længe databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i forbindelse med den dataansvarliges brug af applikationen. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

3. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

4. Databehandleren er berettiget til at beholde personoplysninger efter ophør af databehandleraftalen i det omfang, det er nødvendigt i henhold til gældende lov, hvilket i så fald vil ske i overensstemmelse med de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som er beskrevet i disse Bestemmelser.

5. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 10.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.

14. Ændringer til databehandleraftalen

1. Den gældende version af databehandleraftalen vil til enhver tid kunne tilgås på hjemmesiden. Væsentlige ændringer varsles 14 dage inden de træder i kraft via email. Fortsat brug af applikationen udgør accept af databehandleraftalen.

15. Ansvar

1. Ansvar for handlinger i strid med bestemmelserne i denne databehandleraftale reguleres af ansvars- og erstatningsbestemmelserne i betingelserne for brug af applikationen. Dette gælder ligeledes for enhver overtrædelse, som foretages af databehandlerens underdatabehandlere.

16. Tvister

1. Denne databehandleraftale er underlagt dansk ret og enhver tvist, der udspringer af denne databehandleraftale, skal anlægges ved Byretten i København.

---

Bilag A – Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

Opbevaring og behandling af regnskabsmateriale og funktioner i forbindelse hermed.

Som en del af leveringen af Applikationen, arbejder Databehandleren på at forbedre Applikationen til gavn for den Dataansvarlige. I den grad personoplysninger indgår i dette arbejde, behandles disse i henhold til denne aftale og gældende lovgivning.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

• Generering af fakturaer, beregning af moms og andre tal i forbindelse med udarbejdelse af den dataansvarliges regnskab.
• Historik og status for afsendelse af fakturaer, herunder modtager og indhold af evt. email.
• Afsendelse af faktura via email eller som e-faktura.
• Modtagelse af elektroniske fakturaer.
• Oplysninger om den dataansvarliges kunder til udarbejdelse af regnskab (f.eks. fakturaer og udgiftsbilag).
• Statistik på baggrund af anonymiserede oplysninger til forbedring af applikationen.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

• Firmanavn
• Adresse
• Telefon
• Email,
• Fornavn og efternavn
• Betalingsoplysninger på fakturaer

Databehandleren behandler ikke særlige kategorier af personoplysninger medmindre den dataansvarlige giver specifik instruks herom. Såfremt særlige kategorier af personoplysninger er omfattet som en naturlig del af de ovenfor nævnte kategorier, f.eks. i forbindelse med fakturering af helbredsydelser, er den dataansvarlige ansvarlig for at anonymisere sådanne personoplysninger forud for overførsel til databehandleren.

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

• Den Dataansvarliges kontaktperson(er)
• Den Dataansvarliges medarbejder(e)
• Den Dataansvarliges kunde(r) og deres kontaktperson(er)
• Den Dataansvarliges kunde(r) og deres medarbejder(re)
• Den Dataansvarliges tilknyttede bogholder eller revisor

---

Bilag B – Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

Sidst opdateret 30. oktober 2023

---

Bilag C – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Databehandleren leverer en tjeneste, Applikationen, for mindre virksomheder til opbevaring og behandling af regnskabsmateriale og funktioner i forbindelse hermed. Det inkluderer at databehandleren:

1. Genererer korrekte fakturaer, beregne moms og andre tal i forbindelse med udarbejdelse af firmaregnskab.
2. Historik over afsendelse og modtagelse af fakturaer med modtager/afsender (navn, email, cvr eller EAN), tidspunkt, indhold af evt. email og status for afsendelse.
3. Kontaktoplysninger om dataansvarliges kunder bruges til at udarbejde regnskab (f.eks. fakturaer og udgiftsbilag).
4. Kan bruge de indtastede oplysninger i anonymiseret form til statistik. Det kan f.eks. være en opgørelse af fordelingen af virksomhedstyper, andelen af kontakter med adresse i udlandet eller for at forbedre databehandlerens service på anden vis til fordel for den dataansvarlige.

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet tager hensyn til behandlingens omfang, karakter, sammenhæng og formål, samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder. Som udgangspunkt udgør behandlingen af personoplysninger ikke behandling af særlige kategorier af personoplysninger. Sikkerhedsniveauet afspejler dette.

Den dataansvarlige er opfordret til at minimere og pseudonymisere særlige kategorier af personoplysninger, hvor behandlingen af sådanne oplysninger er nødvendig for databehandleren for at levere den aftalte tjeneste.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

1. Sikring af oplysninger gennem

   1. Daglig fuld backup
   2. Verification af backup mindst årligt
   3. Afprøvning af beredskabsplan mindst årligt og opdatering hvis nødvendigt
   4. Ingen kundedata på slutbrugerenheder undtaget i anonymiseret form.
2. Kryptering af personoplysninger under transmission.
3. Adgang til systemer og databaser der bruges til at behandle persondata sker udelukkende med enten tofaktorgodkendelse eller public/private nøglepar og altid over krypteret forbindelse.
4. Adgangen til personoplysninger begrænses til de relevante personer der skal til for at overholde krav og forpligtelser i databehandleraftalen.
5. Risikovurdering gennemgås og ajourføres minimum en gang årligt og ved ændringer i trusselsbilledet.
6. Procedurer til regelmæssigt vedligehold af systemer og kontrol og test ved ændringer forefindes og efterleves.

C.3. Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelserne ved at gennemføre tekniske og organisatoriske foranstaltninger.

Tekniske og organisatoriske foranstaltninger implementeret af databehandleren indebærer organisatorisk fortrolighed, krypteringer, sikkerhed i forbindelse med adgang til opbevarede personoplysninger og lignede foranstaltninger hvor dette synes nødvendigt.

C.4. Opbevaringsperiode/sletterutine

Personoplysninger opbevares så længe databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i forbindelse med den dataansvarliges brug af applikationen.

Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 10.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.

Idet der foreligger et kundeforhold mellem parterne, hvor databehandleren også er dataansvarlig for andre personoplysninger, vil sådanne personoplysninger opbevares i 5 år efter ophøret af servicekontrakten.

C.5. Lokalitet for behandling

Behandlingen af personoplysningerne i henhold til disse Bestemmelser må ikke behandles på andre lokationer end databehandlerens faciliteter, herunder databehandlerens underdatabehandlere. Enhver behandling udenfor disse lokationer skal godkendes af den dataansvarlige forud for behandlingen.

På grund af brugen af underdatabehandlere vil der kunne ske overførsler til tredjelande. I sådanne tilfælde har databehandleren sikret overholdelse af databeskyttelsesforordningen gennem databehandleraftaler baseret på EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, samt passende organisatoriske og tekniske foranstaltninger for at sørge for behandlingssikkerheden. Databehandleren har sikret et lovlig overførselsgrundlag, såvel som de supplerende foranstaltninger som er påkrævet for at garantere behandlingssikkerheden.

C.6. Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Den dataansvarlige giver databehandleren autorisation til at sikre et tilstrækkeligt grundlag for overførsel af personoplysninger til et tredjeland på vegne af den dataansvarlige ved indgåelse af denne databehandleraftale

Grundlaget for en overførsel af personoplysninger til tredjelande er EU-U.S. Data Privacy Framework, specifikt organisationer i USA, der har certificeret sig under EU-U.S. Data Privacy Framework hos det amerikanske handelsministerium.

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

C.7. Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Ved anmodning fra den dataansvarlige skal databehandleren indhente en inspektionsrapport fra en tredjepart vedrørende databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Den Dataansvarlige skal i forbindelse med anmodning om en revision medsende en detaljeret revisionsplan med en beskrivelse af omfang, varighed og startdato minimum fire uger forud for den foreslåede startdato.

Såfremt databehandlerens assistance i forbindelse med revision overskrider den almindelige service, som databehandleren skal stille til rådighed som følge af gældende databeskyttelseslovgivning, afregnes dette særskilt.

Revision skal finde sted i normal kontortid på den relevante facilitet i overensstemmelse med Databehandlerens politikker og må ikke på urimelig vis forstyrre Databehandlerens sædvanlige kommercielle aktiviteter.

Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er forpligtet til at afsætte de rimelige ressourcer, herunder tid, der er nødvendig for at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.

---

Denne databehandleraftale er gældende fra 1. december 2023.

Den tidligere version findes her