Udlæg som ansat eller ejer af selskab

Når du eller dine ansatte køber noget til virksomheden og betalt med et personligt kort, skylder firmaet penge for købet.

NB: Denne guide gælder for selskaber og ansatte. Hvis du er ejer af en enkeltmandsvirksomhed, kan du læse mere under privat udlæg i enkeltmandsvirksomhed.

Konto til gælden

Først skal vi finde en konto til at holde styr på det skyldige beløb. Der findes allerede en konto Udlæg ansatte i kontoplanen, men hvis der ofte lægges ud for virksomheden, kan det være en fordel at oprette en konto til hver medarbejder og gøre den til et betalingsmiddel. Det skal selvfølgelig kun gøres en gang:

  1. Tryk Rediger kontoplan fra Indstillinger
  2. Klik Ny konto
  3. Type skal være Gæld - det er noget virksomheden skylder
  4. Titel kan f.eks. sættes til "Udlæg ejer", hvis det er til dig selv som ejer af selskabet
  5. Hvis der ofte er udlæg, er det en fordel at vælge at kontoen er et betalingsmiddel.
  6. Tryk Gem

Indtastning

Nu skal udgiften indtastes. Det gøres som normalt, og hvis du har valgt at udlægs-kontoen var et betalingsmiddel, kan du nu markere at udgiften er betalt fra den konto.

  1. Tryk Ny udgift fra siden Udgifter
  2. Udfyld købsdato og beskrivelse
  3. Vælg en passende kategori og indtast det betalte beløb
  4. Sæt Betalt fra til den relevante konto, f.eks. "Udlæg ejer" (kun hvis du valgte at kontoen er et betalingsmiddel)
  5. Tryk Gem

Hvis kontoen ikke er sat op som betalingsmiddel, kræver det en ekstra postering efter indtastning af udgiften for at flytte pengene rigtigt rundt:

  1. Klik ind på siden Regnskab og find udlægs-kontoen
  2. Tryk Ny indtastning
  3. Dato og det øverste beløbsfelt under posteringer skal være samme som på udgiften
  4. Modkonto skal være den udgifts-kategori, udgiften blev indtastet på (f.eks. Ydelser til drift)

Tilbagebetaling

Når pengene så skal tilbagebetales, gøres det således:

  1. Klik ind på siden Regnskab og find udlægs-kontoen
  2. Tryk Ny indtastning
  3. Indtast det tilbagebetalte beløb med et minus foran i det øverste beløbsfelt. Der skal et minus foran, fordi gælden bliver mindre.
  4. Modkonto skal være Bank. Det nederste beløbsfelt udfyldes automatisk.

Vær opmærksom på at kontoen aldrig går i minus. Det svarer til at I har lånt penge af firmaet og det må man ikke. Det kaldes et ulovligt anpartshaverlån.