Rejsegodtgørelse og diæter 2020

Når du rejser med firmaet

Når du er på forretningsrejse som selvstændig, kan du vælge om du vil have rejsegodtgørelse (diæter) eller fradrag for de faktiske udgifter. Læs om satser og hvordan det bogføres for personligt ejede virksomheder.

Nogle gange er det nødvendigt at rejse i forbindelse med arbejde og det medfører udgifter til befordring (tog, fly og tilsvarende), overnatning og bespisning. Udgifterne kan du trække fra i dit regnskab, hvis rejsen har direkte sammenhæng med virksomhedens aktivitet. Det kan f.eks. være messer og konferencer. En ferie eller andet personligt ophold er en rent privat udgift.

Diæter eller faktiske udgifter

Udgifter til hotel og mad kan bogføres på to måder:

  1. Med de dokumenterede, faktiske udgifter. Firmaet betaler alle fradragsberettigede udgifter med bilag
  2. Du betaler selv, men firmaet udbetaler diæter (skattefri rejsegodtgørelse) efter statens satser

Der er frit valg mellem to måder at dække rejseudgifterne. Du kan altså lade firmaet betale de faktiske udgifter til hotel og udbetale diæten til kost. Kort sagt giver diæter kun mening, hvis dine rejseudgifter er mindre end satsen. Det giver stor fleksibilitet. Begge metoder forklares nedenfor.

I 2020 er satserne for skattefri rejsegodtgørelse

  • 223 kr pr. døgn til logi
  • 521 kr pr. døgn til kost og småfornødenheder

Hvis rejsen varer mere end 24 timer, beregnes diæten for kost med 1/24 af satsen pr. påbegyndt time. Logigodtgørelsen gives pr. fulde døgn. Du kan se satser og mere information på SKATs hjemmeside.

Befordring og transportudgifter

Transportudgifter er ikke den del af rejsegodtgørelse, så de skal altid bogføres med bilag som en udgift i kategorien Rejseudgifter. Hvis du har lagt ud for billetten, sættet betalingsmiddel til Indskud og udlæg (eller Mellemregning med privat). Hvis du har kørt i din private bil, kan du få kørselsgodtgørelse.

Krav ved udbetaling af diæter

For at få rejsegodtgørelse (diæter) til logi og kost, skal rejsen vare i mindst 24 timer og du skal overnatte uden for hjemmet. Éndagsrejser kan kun fradrages efter de dokumenterede, faktiske udgifter.

Rejsemålet skal være et midlertidigt arbejdssted og afstanden til dit hjem er vigtig. Hvis du kan komme hjem og overnatte med f.eks. bil, bus eller tog, er det skattemæssigt ikke en rejse.

Som selvstændig er der et loft på de samlede diæter på 28.600 pr. år i 2020. Fradrag for de dokumenterede, faktiske udgifter er ikke omfattet af loftet, så alt udover grænsen skal bogføres efter de faktiske udgifter.

Hvis hotellet inkluderer mad, skal kostgodtgørelsen nedsættes for hvert måltid, du ikke selv skal betale:

  • Fri kost 75%
  • Fri morgenmad 15%
  • Fri frokost 30%
  • Fri aftensmad 30%

Fri kost betyder at firmaet har betalt alle måltider og der er 25% tilbage af diæten til småfornødenheden som f.eks. en kop kaffe. Som selvstændig kan du dog ikke udbetale de 25% til småfornødenheder, hvis du bogfører faktiske udgifter til kost.

Bogføring efter diæter

Vælger du at udbetale rejsegodtgørelse, er det ikke nødvendigt at dokumentere de faktiske udgifter. Det er selvfølgelig stadig vigtigt, at du kan sandsynliggøre rejsen og du skal derfor lave et samlet bilag med oplysninger om formålet med rejsen og destinationen, rejsens start- og sluttidspunkt, de anvendte satser og det beregnede beløb.

Diæterne indtastes hver for sig som en udgift:

  1. Vælg Udgifter
  2. Opret en ny udgift og vælg kategorien Rejseudgifter (eller Salgsfremmende udgifter i tidligere versioner af kontoplanen)
  3. Vælg dato for udbetalingen og indtast beskrivelse
  4. Indtast den beregnede diæt
  5. Har du den gamle kontoplan, skal du sætte moms til Uden moms
  6. Hvis du udbetaler rejsegodtgørelsen til dig selv med det samme, vælger du Bank som betalingsmiddel.
    Ønsker du at vente med betalingen, skal du vælge Indskud og udlæg (eller Mellemregning med privat). Udbetaling gøres på samme måde som når du vil tilbagebetale et indskud
  7. Tryk Gem

Hvis firmaet allerede har betalt for udgifter, du ønsker at håndtere med diæter, er det letteste at bogføre de udbetalinger fra firmakontoen som private hævninger. Det svarer regnskabsmæssigt til at du har betalt det privat.

Bogføring efter faktiske udgifter

Er det en fordel at tage fradrag for de faktiske udgifter, skal de indtastes som udgifter i regnskabet. Husk at du skal bruge alle kvitteringer som dokumentation, ligesom alle øvrige regninger.

Reglerne for momsfradrag på bespisning og hotel er desværre komplicerede og derfor er det vigtigt at bogføre de enkelte bilag adskilt, selvom der kan være mange.

I Danmark er der 100% momsfradrag på hotelovernatning og 25% momsfradrag på restaurantbesøg eller morgenmad på hotellet.

  1. Vælg Udgifter
  2. Opret en ny udgift og vælg kategorien Repræsentation, diverse (eller Salgsfremmende udgifter i tidligere versioner af kontoplanen)
  3. Vælg dato for regningen og indtast beskrivelse
  4. Indtast beløb
  5. Er udgiften for bespisning, sætes Momsfradrag til 25%
  6. Tryk Gem

Ved rejser til udlandet vil der være pålagt udenlandsk moms, med mindre sælger har fået dit firmas CVR-nummer. Sælger skal ikke lægge moms på salg til momsregistrerede virksomheder (fordi salget er med såkaldt omvendt betalingspligt). Hvis der ikke er pålagt moms, bogføres det som ovenfor, men købslandet ændres. Momssatsen ved indtastning skal stå på 25%.

Er regningerne med udenlandsk moms, er der ikke fradrag for momsen, men man kan søge momsrefusion, enten hos SKAT ved køb i EU eller hos skattemyndighederne i det pågældende land uden for EU.

Momsrefusion

Først skal du skal undersøge om momsbeløbet er mindre end bagatelgrænsen (typisk 50 eller 400 euro), afhængig af købslandet. Hvis du har flere kvitteringer med fejl, er det summen af momsbeløb pr. land pr. kvartal. Se også SKATs side om momsrefusion.

Hvis momsbeløbet er under bagatelgrænsen, kan prisen indtastes inklusiv udenlandsk moms og altså tage momsen som en del af udgiften. Ved køb i EU skal du indtaste det betalte beløb og lade moms-feltet stå til 25%.

Er beløbet større, skal du vælge mellem to fremgangsmåder:

  1. Du kan søge om såkaldt momsrefusion hos SKAT. Indtil da indtaster du udgiften UDEN den udenlandske moms og bagefter indtaster du moms-beløbet separat som et tilgodehavende.
  2. Du kan bogføre momsen af udgiften som en ikke-fradragsberettiget udgift, dvs. du personligt kommer til at betale beløbet af egen lomme.


Prøv Simpelt Regnskab gratis

Alt du skal bruge i et nemt regnskabsprogram til selvstændige. Første måned er gratis.


Mere om Simpelt Regnskab
Læs vores andre artikler